Personalakte
Die Personalakte enthält alle Daten und Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Vom Arbeitgeber dürfen nur solche Angaben gesammelt werden, an denen er ein sachliches Interesse hat und nach denen er auch bei der Einstellung fragen durfte. Er muss die Angaben somit rechtmäßig erhalten haben.
An die Form gibt es keine zwingenden Anforderungen. Es kann sich sowohl um eine klassische Papierakte handeln wie um eine elektronische Datensammlung.
Die Personalakte darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln. Folglich muss sich auch die Zahl der zugriffsberechtigten Mitarbeiter auf ein Minimum beschränken.
Die meisten Informationen, die in der Personalakte zu finden sind, gehen niemanden etwas an.
Nicht ohne Grund muss diese vertraulich aufbewahrt werden und es muss sogar ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen ernannt werden, wenn der Inhalt der Personalakte nicht mehr in altmodischen Ordnern, sondern als Daten auf dem Computer gelagert wird.
Bleibt die Frage: Die Personalakte ist so vertraulich, dass sogar der Rechtsanwalt eines Arbeitnehmers, der von diesem dazu bevollmächtigt wurde, keinen Zugriff darauf erhält, entschied das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein. Begründung: Beim Einsichtsrecht gehe es alleine darum, ob sich in der Personalakte unrichtige Daten befinden. Das könne der Arbeitnehmer am besten selbst beurteilen.
Auch der Betriebsrat hat grundsätzlich nicht das Recht auf Einsicht in die Personalakte. Hier kann es jedoch eine Ausnahme geben. Der Mitarbeiter kann ein Mitglied des Betriebsrates bei der Einsicht hinzuziehen. Wird gegen die Vorschriften verstoßen und Mitglieder des Betriebsrates verschaffen sich dennoch Einsicht in Personalakten, kann dies zum Ausschluss aus dem Gremium führen.
Laut Bundesarbeitsgericht erlischt das Recht auf Einsicht in die eigene Akte für den Arbeitnehmer auch dann nicht, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde.
Gesetzliche Vorgaben über Art und Umfang einer Personalakte gibt es nicht. Genau genommen muss ein Arbeitgeber noch nicht einmal eine Personalakte anlegen – auch wenn er es für gewöhnlich tut. Eine Ausnahme stellt lediglich der öffentliche Dienst dar. Im Beamtenrecht werden genaue Regelungen zur Personalakte getroffen.
Die Unterlagen sollen den Arbeitnehmer nach Möglichkeit umfassend, gründlich und den realen Gegebenheiten entsprechend abbilden. Das ist im öffentlichen Dienst besonders wichtig, da hier das Prinzip der Bestenauslese für Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten gilt. Umgekehrt bedeutet das, dass eine unvollständige Personalakte sich unter Umständen nachteilig auswirkt.
Weil es keine genauen Vorgaben gibt, sammelt nicht jeder Arbeitgeber in der Personalakte die gleichen Unterlagen. Manche führen sehr detaillierte Akten, andere halten wirklich nur die wichtigsten Dinge fest. Einen wichtigen Grundsatz gibt es jedoch: Die festgehaltenen Informationen müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Es dürfen also nicht einfach sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter gesammelt werden.
Am häufigsten werden gesammelt:
- Bewerbungsunterlagen
- Gegebenenfalls Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
- Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
- Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen
- Arbeitsvertrag
- Erklärung über Nebenbeschäftigungen
- Kündigungsschreiben
- Sozialversicherungsausweis
- Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
- Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
- Lohnsteuerunterlagen
- Nachweise über Fortbildungen
- Abmahnungen
- Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
- Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Führerschein
- Scheidungsurteil
- Schwerbehindertenausweis
Unterlagen oder Dokumente, welche die Privatsphäre betreffen und für die berufliche Tätigkeit nicht relevant sind, dürfen nicht archiviert werden.
So darf beispielsweise nicht in der Personalakte stehen, wann und warum sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat. Ausnahmen bilden auffällige Krankschreibungen. Es geht darum, ob persönliche Informationen im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. So hat das Bundesarbeitsgericht die Klage eines alkoholkranken Arbeitnehmers abgewiesen. Er befürchtete Nachteile, da sein Arbeitgeber seine Krankheit nebst Therapieerfolgen festhielt.
Nicht in der Personalakte auftauchen dürfen Behandlungen des Betriebsarztes, da dieser der Schweigepflicht unterliegt.
Nicht jeder Arbeitgeber hält sich an diese Vorschriften. Daher kann es sich durchaus lohnen, sich mit der eigenen Personalakte zu beschäftigen. Werden hier private Informationen festgehalten oder Unterlagen aufbewahrt, die nichts in der Akte verloren haben, kann der Betroffene den Chef auffordern, diese zu entfernen.
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Personalakten im klassischen Ordner immer seltener. Mit der elektronischen Erfassung sind allerdings gewisse Auflagen verbunden. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer der automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen.
Das kann im Arbeitsvertrag direkt vereinbart werden, oder es gibt eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Ab einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern ist vom Arbeitgeber ein Datenschutzbeauftragter hinzuzuziehen.
Die Personalakte besteht mindestens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist. Einige Dokumente müssen länger aufgehoben werden. Steuerlich relevante Unterlagen für sechs Jahre und alle Unterlagen so lange, bis mögliche Ansprüche des Arbeitnehmers verjährt sind. Diese Frist beträgt in der Regel drei Jahre.
Abmahnungen werden nach einer (nicht vorgeschriebenen) Zeit wieder aus der Personalakte entfernt, wenn es keine weiteren Vorfälle oder Anlässe gab, die dagegen sprechen. In manchen Unternehmen wird eine Abmahnung früher entfernt als in anderen.
Einsicht in Personalakte mit Rechtsanwalt
Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Juli 2016 hat ein Arbeitnehmer keinen Anspruch bei der Einsichtnahme in die über ihn geführte Personalakte einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht dabei zu haben.
Der Kläger hatte, nachdem ihm eine Ermahnung erteilt worden war, einen Antrag auf Einsicht in seine Personalakte unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes gestellt. Welcher von seinem Arbeitgeber unter Verweis auf dessen Hausrecht abgelehnt wurde. Sowohl das Arbeitsgericht, wie auch das LAG Nürnberg hatten die Klage in ihrem Urteil abgewiesen. beide Gerichte gingen davon ausgegangen, dass das Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte in § 83 BetrVG abschließend geregelt ist.
Aus § 83 BetrVG ergibt sich das Recht des Arbeitnehmers in die bei seinem Arbeitgeber über ihn geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Hierbei kann er auch ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Ein Einsichtsrecht eines Rechtsanwaltes in Personalakten ist im Betriebsverfassungsgesetz jedoch gerade nicht geregelt und vorgesehen.
Das Bundesarbeitsgericht hat einen Anspruch auf die alternativ begehrte Teilnahme eines Rechtsanwaltes bei der Einsicht abgelehnt. Ein solcher Anspruch des Arbeitnehmers ergibt sich nach dem BAG weder aus seinem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung noch aus der Rücksichtnahmepflicht des Arbeitgebers. Begründet hat dies das Bundesarbeitsgericht auch damit, dass dem Arbeitnehmer gestattet worden war, Kopien des Inhalts aus der über ihn geführten Personalakte zu fertigen. Damit hat der Arbeitnehmer aus Sicht des BAG ausreichende Gelegenheit den Inhalt der Personalakte mit seinem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht zu besprechen und ggf. notwendige Schritte einzuleiten.
Bundesarbeitsgericht
Urteil vom 12. Juli 2016 – 9 AZR 791/14 –